Khi một nhu cầu (ticket) của khách hàng được tạo ra, nhân viên (những người có quyền trên fanpage) sẽ phải xử lý chúng và cập nhật lại ticket theo quy trình mà doanh nghiệp đã cấu hình. Tuy nhiên, việc để nhân viên cập nhật ticket một cách thủ công rất tốn thời gian và có thể xảy ra sai sót. Do đó, cần phải thiết lập các quy trình tự động cập nhật thông tin ticket theo thời gian.
Ví dụ: Đối với những ticket đang trong giai đoạn KH chờ đặt lịch, theo quy trình kinh doanh, sau 2h những khách hàng có nhu cầu đặt lịch đều sẽ được xử lý xong và chuyển sang yêu cầu KH thanh toán.
Trong trường hợp này, những khách hàng có nhu cầu đặt lịch, sau khi được nhân viên liên hệ và đặt lịch thành công, nhân viên sẽ gắn nhóm khách hàng là KH đã thanh toán (hoặc tạo quy trình tự động cho bot cập nhật). Việc tiếp theo là bot phải tự động nhận biết được hành động gắn nhóm đó và cập nhật lại ticket cho khách hàng này để tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Bạn cấu hình theo các bước sau:
Bước 1. Tạo quy trình xử lý sự kiện khi KH đặt lịch
Vào menu WORKFLOW, chọn Xử lý sự kiện.
Chọn sự kiện là Cập nhật khách hàng với điều kiện là Nhóm khách hàng thanh toán.
Tiếp tục nhấn nút Hành động và chọn hành động Cập nhật ticket gần nhất như hình dưới. Nhấn vào Ticket để mở màn hình cấu hình chi tiết
Bước 2: Cập nhật các thông tin sau:
- Phễu: chọn phễu có ticket mà bạn muốn cập nhật.
- Thời gian tạo: ticket bạn đang muốn cập nhật được tạo trong khoảng bao lâu trước đó. Ví dụ: trong hình là ticket được tạo trong vòng 2 giờ trước.
- Thời gian cập nhật: ticket mà bạn đang muốn cập nhật trước đó đã từng được cập nhật trong khoảng thời gian bao lâu.
- Điều kiện: chọn những thuộc tính mà bạn muốn cập nhật cho đối tượng ticket trên.
Lúc này, khi có một khách hàng được nhân viên hoặc bot gắn nhóm khách hàng đã thanh toán, bot sẽ tự động cập nhật lại ticket của khách hàng đó theo những nội dung đã cấu hình ở Bước 2.
Lưu ý: Đây là hướng dẫn sử dụng tính năng này ở mức cơ bản, đối với mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ đòi hỏi quy trình xử lý phức tạp hơn.
Nếu có nhu cầu cấu hình Hana theo đúng quy trình kinh doanh của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ HANA.AI qua fanpage Trợ lý thông minh Hana hoặc hotline 028.9995.9129 để được tư vấn rõ hơn.